Panduan Membuat Kontrak Vendor

Saat memesan souvenir dan undangan pernikahan, banyak calon pengantin hanya mengandalkan kesepakatan lisan dengan vendor.

Padahal, tanpa kontrak tertulis, ada risiko pesanan tidak sesuai harapan, terlambat dikirim, atau bahkan vendor membatalkan sepihak.

Untuk menghindari masalah ini, penting untuk membuat kontrak yang jelas agar semua kesepakatan terlindungi secara hukum.

Informasi Dasar

1. Identitas Kedua Pihak

Kontrak harus mencantumkan informasi lengkap vendor dan pelanggan, seperti:

• Nama lengkap atau nama perusahaan vendor.
• Alamat vendor dan pelanggan.
• Nomor kontak yang bisa dihubungi.
• Informasi legal vendor (jika ada), seperti NPWP atau SIUP.

Dengan informasi ini, jika ada kendala dalam pemesanan, kedua pihak bisa lebih mudah berkomunikasi dan menyelesaikan masalah.

2. Deskripsi Produk

Pastikan kontrak mencakup detail produk, termasuk:

• Jenis souvenir dan undangan yang dipilih.
• Spesifikasi bahan, warna, desain, dan ukuran.
• Jumlah pesanan yang disepakati.
• Ketentuan toleransi jumlah (misalnya, apakah vendor bisa mengirim lebih atau kurang dari jumlah yang dipesan).

3. Harga dan Ketentuan Pembayaran

Kontrak harus mencantumkan harga yang disepakati, termasuk:

• Total biaya pesanan.
• Skema pembayaran (DP, cicilan, atau pembayaran penuh di awal).
• Metode pembayaran (transfer bank, tunai, atau e-wallet).
• Biaya tambahan, seperti ongkos kirim atau layanan custom.

Pastikan semua biaya disebutkan dengan jelas agar tidak ada biaya tersembunyi yang muncul belakangan.

Produksi dan Pengiriman

1. Waktu Produksi dan Estimasi Pengiriman

Agar pesanan tidak terlambat, kontrak harus mencantumkan:

• Durasi produksi souvenir dan undangan.
• Estimasi pengiriman dan metode yang digunakan (kurir, ekspedisi, atau diambil sendiri).
• Kebijakan vendor jika terjadi keterlambatan produksi atau pengiriman.

2. Biaya Tambahan

Kontrak harus menjelaskan ketentuan perubahan pesanan, seperti:

• Biaya tambahan untuk revisi desain atau penambahan jumlah pesanan.
• Waktu maksimal untuk mengajukan perubahan.

Jaminan Kualitas

1. Standar Kualitas

Untuk memastikan produk sesuai ekspektasi, kontrak harus mencantumkan:

• Standar kualitas berdasarkan sampel yang telah disepakati.
• Kesepakatan bahwa produk akhir harus sesuai dengan contoh yang diberikan.

2. Kebijakan Pengembalian

Kontrak juga harus mencakup ketentuan retur, seperti:

• Prosedur klaim jika produk rusak atau tidak sesuai pesanan.
• Batas waktu pengajuan komplain setelah barang diterima.
• Solusi yang diberikan vendor (penggantian produk atau pengembalian dana).

Pembatalan dan Force Majeure

1. Pembatalan oleh Pelanggan

Vendor biasanya memiliki kebijakan terkait pembatalan pesanan. Pastikan kontrak mencantumkan:

• Apakah DP bisa dikembalikan jika pelanggan membatalkan pesanan.
• Syarat dan prosedur pembatalan yang diperbolehkan.

2. Pembatalan oleh Vendor

Vendor juga memiliki tanggung jawab jika mereka gagal memenuhi pesanan. Kontrak harus mencakup:

• Solusi yang diberikan vendor jika mereka tidak bisa menyelesaikan pesanan (pengembalian DP atau kompensasi).

3. Force Majeure

Jika terjadi bencana alam atau situasi darurat lainnya, kontrak harus mencantumkan:

• Kesepakatan mengenai solusi, seperti penundaan produksi atau pengembalian dana sebagian.

 

Sebelum menandatangani kontrak, baca dengan teliti dan pastikan semua poin yang dibutuhkan sudah tercantum dengan jelas.

Jangan ragu untuk berdiskusi dengan vendor agar semua kesepakatan menguntungkan kedua belah pihak.